Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents ?
Avec la démocratisation du numérique, les services de communication sont généralement dématérialisés. Factures, fiches de paie et autres documents sont désormais stockés sur serveur. Mais alors, quel est l’intérêt de la dématérialisation et l’impact sur la sécurité de nos données ?
Impact écologique
La dématérialisation des documents administratifs est indéniablement un bon point écologiquement parlant. En effet, qui dit stockage numérique dit réduction très importante de la quantité de papier utilisée. En réalisant cette modification de vos habitudes, il sera possible de prétendre à la certification « d’éco-entreprises ». Ces certifications sont en effet délivrées à toutes les entreprises intégrant l’écologie dans leurs problématiques communes. Non seulement c’est une bonne chose d’un point de vue écologique, mais en plus cette certification assurera une bonne image à l’entreprise.
Modernisation des entreprises
Obtenir une bonne image est très important, car c’est ce qui attire les consommateurs. En ce sens, il est aussi nécessaire de rappeler que les entreprises modernes utilisent aujourd’hui principalement le numérique. Le papier n’est plus réellement tendance et, en continuant de l’utiliser, votre entreprise sera sûrement classée comme « old-school ». Cette image peut nuire aux entreprises travaillant principalement avec des clients ou des partenaires jeunes et dans l’air du temps. Il est aussi important de rappeler que la dématérialisation est très pratique. Elle vous permet de retrouver tous les documents dont vous avez besoin rapidement grâce à une recherche informatique simple.
S’assurer de la sécurité
La mise en ligne des documents est parfois inquiétante pour ceux d’entre vous qui ne font pas confiance au numérique. Il existe pourtant des moyens de protéger ses données.
Le cryptage, ou le chiffrage des données, est en effet une pratique courante. Permettant aux données d’être pleinement protégées des hackers et autres personnes mal intentionnées, elle est facile à mettre en place. Si vous êtes encore dubitatif, vous pouvez compléter cette action par une modification régulière de vos mots de passe. La création de mots de passe robustes contenant des chiffres, des lettres et des caractères spéciaux est aussi très intéressante. Il est en effet très difficile pour d’éventuels hackers de trouver ce genre de codes.
La dématérialisation est un moyen simple de réduire votre impact sur l’écologie.
Alors que ce soit pour des convictions écologiques ou pour donner une image moderne à votre entreprise, optez pour la dématérialisation. Prudence tout de même à sauvegarder les documents les plus importants sur différents serveurs pour éviter les pertes.